Imagine um assessor do meio musical em seu escritório, com discos e pilhas de papel entulhando sua mesa e causando uma desorganização generalizada. Em meio a esse caos, ele recebe a ligação de um contratante em potencial, anota os detalhes do contato em um pedaço de papel e aguarda a chegada de seu assessorado. Alguma dúvida de que esse papelzinho se perderá nesse contexto? Pois é dito e feito! Quando mais precisa, o assessor, desesperado, procura pelo papel onde anotou os dados do contato e, não o encontrando, observa um vantajoso contrato ir por água abaixo. Mas e se o profissional aplicasse a metodologia 5S em seu escritório? Será que as coisas poderiam ter acabado melhor?

O que é a metodologia 5S?

Demos esse exemplo na introdução já para desmontar um dos primeiros mitos relacionados ao 5S, que afirma que essa é uma metodologia a ser aplicada em indústrias, no chão de fábrica. De fato, a origem do método é mesmo industrial, com o 5S tendo nascido no Japão logo após a segunda guerra mundial, em um momento de reestruturação radical do país. Seu objetivo era assegurar a qualidade dos processos e, consequentemente, a competitividade dos produtos japoneses, que começavam a entrar no mercado. Mas a verdade é que, hoje, empresas de qualquer porte ou segmento podem se beneficiar de seus preceitos.

Na prática, a metodologia 5S é mais que uma ferramenta de gestão: é uma filosofia. Sua aplicação no ambiente de trabalho pretende promover disciplina e segurança dos processos, garantindo assim muito mais qualidade e produtividade. O método é baseado na aplicação de 5 princípios, representados pelas palavras japonesas Seiri ou senso de utilização, Seiton ou senso de organização, Seiso ou senso de limpeza, Seiketsu ou senso de normalização e Shitsuke ou senso de disciplina.

O que significa cada S?

Como cada uma dessas palavras revela um princípio a ser aplicado no dia a dia da empresa, é preciso entender o que exatamente elas significam, certo? Então veja só:

Seiri

Comecemos pelo Seiri (senso de utilização). Esse primeiro S exige que perguntemos: isso ainda é necessário? É a hora de fazer um levantamento nos materiais e equipamentos da empresa, para separar e descartar aquilo que já não serve mais e pode, eventualmente, ficar entulhando o espaço. O mesmo vale para documentos, sejam eles eletrônicos ou impressos, e papéis em geral.

Seiton

Já o Seiton (senso de organização) traz consigo a palavra-chave organização. É, portanto, hora de colocar tudo em seus devidos lugares! Pense bem em como não é nada raro vermos por aí mesas desorganizadas, salas que parecem ter sido reviradas por um furacão e estoques onde ninguém encontra nada, não é mesmo? Então entenda desde já: organização é crucial para o sucesso de qualquer empreitada! Nesse momento, uma detalhada classificação dos objetos é bastante útil, de modo que se possa deixar à mão o que é de uso diário e em locais mais reservados o que só é requisitado em determinados momentos, por exemplo.

Seiso

Aí pulamos para o Seiso (senso de limpeza). No terceiro S é criada a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos, em vez de apenas do encarregado pela faxina. Assim, cada colaborador é responsável por manter a limpeza e a organização de seus itens em sua estação de trabalho, zelando também pela boa utilização e pela manutenção dos espaços comuns. Esse S também diz respeito à aparência pessoal, afirmando que a pessoa deve se apresentar adequadamente, sempre muito limpa e asseada.

Seiketsu

Você deve ter percebido que os três primeiros princípios têm o intuito de promover uma verdadeira faxina na empresa, mudando a percepção da organização junto a seus diversos públicos, tanto externos como internos. Aí chegamos ao Seiketsu (senso de normalização), que nos traz o conceito de normalização, de tornar cotidiano e sistematizado os novos valores e padrões impostos por Seiri, Seiton e Seiso. É chegada a hora de estabelecer rotinas e normas para manter o novo padrão.

Shitsuke

A ideia do senso de disciplina é fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida. Para isso, é importante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores para que eles passem a fazer parte da cultura da empresa. É importante, também, estabelecer avaliações periódicas, de forma a monitorar constantemente se os 5S continuam a ser aplicados e quais pontos devem ser aperfeiçoados.

Que benefícios a metodologia 5S oferece?

A aplicação da metodologia 5S, por sua própria natureza, permite que, com o passar do tempo, os processos se tornem mais organizados e sistematizados, facilitando as operações, reduzindo perdas de material e otimizando o tempo empregado nas tarefas. E é claro que a maior organização e o melhor aproveitamento do tempo têm um impacto positivo sobre a produtividade dos funcionários, com a segurança no local de trabalho aumentando, assim como as chances de produtos e processos se adequarem aos padrões de qualidade. Outros benefícios são vistos pela menor necessidade de controle, assim como pelo aumento da previsibilidade das operações e da confiabilidade dos processos.

Como aplicar essa metodologia?

Da forma como é apresentada, a metodologia 5S já vem praticamente com seu roteiro de aplicação pronto, uma vez que cada um dos conceitos remete a uma etapa de implantação do projeto. Mas isso não significa que o trabalho acaba no momento de sua aplicação, ok? Isso porque, como dissemos lá no início deste artigo, mais que uma ferramenta de gestão, a metodologia 5S é uma filosofia, um modelo de excelência a ser almejado pela empresa. Assim, para possibilitar a aplicação adequada da metodologia 5S na sua empresa, preparamos um pequeno passo a passo. Confira:

Criação da comissão

Destaque alguns funcionários para a comissão de implantação da metodologia 5S, oferecendo capacitação e mostrando a eles a importância do novo sistema para a condução dos negócios da empresa. Lembre-se de que esses colaboradores serão os multiplicadores da ideia, então escolha bem!

Avaliação de pontos críticos

A primeira tarefa da comissão deve ser listar os principais problemas da empresa, sempre com base nos preceitos da metodologia 5S. Façam uma análise crítica do dia a dia do negócio e descubram quais pontos precisam de mais atenção.

Implantação dos sensos

Nessa fase, os sensos devem ser efetivamente implantados, um a um, na ordem em que foram apresentados. Perceba que, naturalmente, um senso leva ao próximo, seguindo um roteiro coeso. Nesse momento, todos os funcionários precisam estar envolvidos, não mais somente a comissão de implantação. O segredo é ter sempre em mente que os 5S formam uma filosofia e não uma simples ferramenta de gestão! Então aproveite o momento e revolucione a cultura da empresa!

Adoção de avaliações

Após a implantação de todos os sensos, é importante prever avaliações periódicas, para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado dentro da empresa. Estabeleça um mecanismo de avaliação que permita que o funcionário faça uma pequena reflexão sobre seus hábitos, de forma a manter a nova cultura e o novo padrão sempre presentes no dia a dia.

A metodologia 5S, se compreendida por toda a empresa como uma oportunidade de adotar um estilo de trabalho e de vida mais produtivo e organizado, pode ajudar sua empresa a avançar vários passos em direção à qualidade total. E você, consegue apontar onde sua empresa pode melhorar com a ajuda dessa metodologia? Ainda tem alguma dúvida? Deixe aqui seu comentário e participe da conversa!