Uma boa gestão do tempo é fator primordial para todo profissional, independentemente de sua área de atuação. Afinal de contas, já que a forma como se utiliza o próprio tempo determina a qualidade do trabalho executado, ao se encontrar maneiras de administrá-lo de forma mais inteligente, acaba-se contribuindo para obter resultados cada vez melhores. É uma lógica bem simples, não concorda?
Felizmente, hoje em dia é mais que possível contar com a ajuda da tecnologia para se trabalhar de forma mais eficiente a gestão do tempo, com aplicativos web e softwares que se encarregam de administrar o dia a dia, ajudando no equilíbrio da eficiência. Pronto para conferir alguns tipos de ferramentas de gestão do tempo para otimizar sua rotina de uma vez por todas? Então acompanhe nosso top 5:
Agendas e calendários
Agendas de papel conseguem, sim, manter uma pessoa bem organizada em relação a seus compromissos, mas existem ferramentas que levam o calendário a um patamar ainda mais alto. Usando um software ou aplicativo web de calendário, você consegue criar blocos de compromissos e encaixá-los de forma intuitiva no seu dia. Assim, quando precisar marcar uma reunião, por exemplo, basta dar uma olhadinha na disposição de suas obrigações já agendadas naquela semana para ter uma ideia de sua disponibilidade e encontrar o melhor momento para o acréscimo.
Gestores de tempo
Ao medir o tempo gasto com as tarefas do dia, é possível ter uma visão muito mais fiel de como o trabalho é realmente feito. Ao analisar as variáveis ali envolvidas, o profissional consegue, por exemplo, encontrar tarefas que tomam muito do seu tempo sem necessidade. Outra possibilidade é conseguir diminuir o período gasto com algumas partes do trabalho para poder se dedicar mais a outras, elencando prioridades. É possível fazer essa medição usando um aplicativo de gestão de tempo, que cronometre suas tarefas a partir de suas marcações.
Comunicadores internos
Administrar melhor seu tempo também significa diminuir o desperdício. E é aí que entra a otimização da comunicação interna da empresa como um todo e de sua equipe em especial, essencial para que o trabalho seja feito de maneira mais eficiente. Você já pensou que muitas empresas perdem em produtividade ao passar muito tempo trocando e-mails e fazendo ligações desnecessárias? Pois para evitar essa falha, considere a implementação de um comunicador interno que seja mais ágil e eficaz, poupando um tempo valiosíssimo de todos os envolvidos com o trabalho.
Organizadores de material
Se os materiais e os arquivos andam bagunçados, a produtividade de uma equipe inteira pode ser impactada negativamente. E é por isso que a gestão do tempo fica bem melhor ao se implementar sistemas que ajudem a catalogar conteúdos de forma intuitiva e de fácil resgate. A verdade é que, independentemente do porte e da área de atuação da empresa, certamente há arquivos físicos e digitais em diversos de seus departamentos, sendo necessário, portanto, organizá-los de forma eficiente para que não se perca tempo em buscas posteriores.
Sistemas de videoconferência
Além de contar com um bom sistema de comunicação interna, uma empresa precisa implementar um software que seja capaz de proporcionar videoconferências de qualidade, já que, em muitos casos, perde-se tempo demais indo fisicamente a reuniões em locais distantes. Considere realizar alguns desses encontros de forma remota, usando um software adequado. E vale ressaltar que essa alternativa é particularmente valiosa para o caso de conferências entre cidades ou países diferentes.
Ao utilizar essas ferramentas de gestão do tempo, uma empresa poderá contar com mais eficiência e produtividade, já que sua equipe saberá administrar bem melhor as próprias atividades. Com uma gestão competente das tarefas e dos processos de trabalho, fica simples encontrar possíveis excessos e corrigir falhas em tempo hábil.
Agora nos conte: de que forma você procura usar a tecnologia para proporcionar uma melhor gestão do tempo na sua empresa? Conhece outras possibilidades igualmente úteis que queira compartilhar? Comente e divida suas ideias conosco!