Na prática, a maioria das empresas cria seu modelo de gestão de modo orgânico, à medida que as necessidades surgem. Mas por mais que essa tática não seja necessariamente ruim, se pensamos no longo prazo percebemos nitidamente que o gerenciamento se torna mais difícil e confuso, uma vez que nem gestores nem funcionários são devidamente atualizados sobre o que cada um faz no dia a dia e o que precisa ser realizado para a empresa crescer.

Por isso, é preciso implementar um sistema que mostre claramente, de preferência de forma documentada, o que é feito ao longo da cadeia de produção, servindo de instrumento para melhorar a produtividade e a eficiência das equipes. E esse modelo pode muito bem ser a gestão de processos! Pronto para saber direitinho por que você tem que implementar a gestão de processos em sua empresa? Então acompanhe:

O conceito

Existem dezenas de definições acadêmicas para o que é um processo, mas talvez a de mais simples compreensão seja a de Thomas Davenport, explicando que processo nada mais é que uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, meio e fim, além de inputs eoutputs claramente identificados. Simplificando mais ainda, seria a sequência de atividades necessárias para se realizar um trabalho adequadamente.

Isso na verdade já é feito de maneira intuitiva na forma orgânica de se gerir uma empresa, sendo que a grande diferença notada quando se implementa a gestão de processos está na documentação dessas sequências. Mas para que fim? Simples: para, além de compreender o que cada setor e funcionário efetivamente faz na empresa, estudar formas mais eficientes de alocar os recursos e ser mais produtivo.

As vantagens

A grande vantagem trazida por um modelo focado na gestão por processos é a possibilidade de delimitar qual é a função de cada um dos colaboradores dentro da cadeia de produção. Quando os membros da equipe sabem exatamente o que devem fazer, fica muito mais fácil entender onde estão as falhas e como elas podem ser melhoradas. Assim é gerado um aumento considerável na qualidade geral da produção.

Da mesma maneira, esse modelo de gestão permite detectar com mais facilidade os gargalos da produção, especialmente se relacionados à indevida alocação de horas da equipe e ao retrabalho. No modelo tradicional, é muito comum que o mesmo trabalho acabe sendo realizado mais de uma vez, o que, além de ser pouco produtivo, ainda pode gerar problemas de discrepâncias em fases diferentes da produção.

A melhoria da qualidade e a redução de custos ainda gera um grande benefício indireto, que se traduz pela possibilidade do aumento na satisfação do cliente. A implementação da gestão de processos permite que a empresa realize o mesmo trabalho feito anteriormente com muito mais qualidade e por um custo menor, podendo, portanto, oferecer um produto ou serviço mais bem acabado para o cliente por um preço mais baixo.

Outro benefício extremamente importante trazido pela documentação dos processos é a possibilidade de transmissão de conhecimentos. Se a empresa não adota essa gestão e um de seus funcionários se vai, normalmente todo seu conhecimento técnico também é perdido, muitas vezes sendo preciso criar uma nova forma de trabalho a partir daí. Já com os processos documentados fica muito mais fácil treinar um novo funcionário para a equipe.

A implementação

A implementação eficiente de um sistema de gestão de processos precisa, principalmente, de dois fatores: documentação e comunicação. A primeira já foi brevemente explicada: para que esse modelo de gerenciamento funcione bem, será preciso documentar com cuidado cada um dos processos de trabalho dentro da empresa, sem erros de registro.

Já a comunicação é importante para que se crie dentro da companhia a cultura da gestão de processos. É simples: a implementação desse modelo de cima para baixo, de modo autoritário, não será eficiente, uma vez que precisa da colaboração dos funcionários para que realmente funcione. Assim, é preciso que eles entendam exatamente como esse modelo pode beneficiar seu dia a dia.

Como um modelo de gestão por processos transformará o modo de trabalho da sua empresa, o ideal é contratar consultores especializados no assunto, que realmente ajudem para que a implementação aconteça de maneira tranquila e eficiente. Vale destacar que esse consultor ou essa empresa de consultoria também terá o conhecimento necessário para adequar o método às demandas do seu negócio. E personalização sempre cai muito bem, não concorda?

Agora comente aqui e nos conte se ainda ficou alguma dúvida ou se quer compartilhar suas experiências em relação à gestão de processos! Participe!