NFe – Nota Fiscal Eletrônica: tudo o que você precisa saber

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Nota Fiscal eletrônica: saiba detalhes sobre esse documento digital que mudou os processos fiscais do Brasil!

O que é a Nota Fiscal eletrônica (NFe)?

A NFe é um modelo de documento eletrônico que existe desde 2006 e foi desenvolvido para substituir a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A, emitida em papel. Desde então, tanto os processos fiscais das empresas brasileiras quanto a fiscalização por parte do Fisco se tornou mais fácil.

A Nota Fiscal é um documento gerado, emitido e armazenado digitalmente, válido em todo o país. Ela é que registra e valida toda a operação comercial, mostrando quando e onde a venda foi realizada.

Também é importante saber que uma nota só possui validade fiscal depois de ser  assinada digitalmente pelo emitente e autorizada pelo Fisco.

Neste post, você também vai saber:

  • Como o processo de emissão funciona;
  • A diferença entre a nota fiscal e outros documentos;
  • O que fazer quando o documento é denegado, rejeitado ou cancelado;
  • Quem precisa e como emitir a nota fiscal;
  • E muito mais!

Anatomia da NFe

Toda NFe segue uma estrutura padrão de campos. Ela possui os seguintes grupos:

<nfeProc versao=”4.00″ xmlns=”http://www.portalfiscal.inf.br/nfe”> <NFe>

<infNFe>
     <ide>       <cUF>53</cUF>

<cNF>00000000</cNF>

<natOp>Venda de mercadoria</natOp>

<mod>55</mod>

<serie>27</serie>

<nNF>166</nNF>

 

…

 

</ide>

Informações Gerais da NFe

O primeiro grupo da nota reúne os principais dados da venda, como: o dia aconteceu, qual a identificação da NFe (série e número), tipo, finalidade e outras informações.
     <emit>       <CNPJ>07385111000102</CNPJ>

<xNome>E-Sales Solucoes Oobj</xNome>

<xFant>E-Sales Solucoes Oobj</xFant>

<enderEmit>

<xLgr>AV. DAS INDUSTRIAS, 405</xLgr>

<nro>0</nro>

…

</emit>

Informações do Emitente

Após as informações gerais, vem os dados do Emitente, a empresa que está realizando a venda das mercadorias. Aqui você encontra o CNPJ, o endereço e outros dados da empresa.
     <dest>       <CNPJ>07385111000102</CNPJ>

<xNome>NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGACAO – SEM VALOR FISCAL</xNome>

<enderDest>

<xLgr>Av Felicidade</xLgr>

<nro>8</nro>

<xCpl>Q 88 Lote 8</xCpl>

 

…

</dest>

Informações do Destinatário

Após o Emitente, vem os dados do Destinatário, a pessoa ou empresa que está comprando as mercadorias. Aqui você encontra o CPF/CNPJ, email, endereço e outros dados do comprador.
     <det nItem=”1″>       <prod>

<cProd>I001</cProd>

<cEAN>SEM GTIN</cEAN>

<xProd>Item 01</xProd>

<NCM>85235990</NCM>

 

…

 

</prod>

<imposto>

<vTotTrib>4.03</vTotTrib>

<ICMS>

<ICMS00>

<orig>0</orig>

<CST>00</CST>

 

…

</imposto>

</det>

Dados dos Produtos e Impostos

Os dados das mercadorias comercializadas vem em seguida. Aqui é informado tudo sobre os produtos como descrição, código de barras, códigos CFOP, NCM e CEST, quantidades e preços. Também é informado o imposto aplicado na operação (ICMS, PIS, COFINS, IPI, II, etc.) e quanto deverá ser recolhido para o Fisco.
     <total>       <ICMSTot>

<vBC>33.60</vBC>

<vICMS>4.03</vICMS>

<vICMSDeson>0.00</vICMSDeson>

<vFCP>0.00</vFCP>

<vBCST>0.00</vBCST>

 

…

</total>

Valores Totais da NFe

Após informados todos os produtos e impostos, a NFe traz a totalização de tudo que foi vendido.
     <transp>       <modFrete>9</modFrete>

<vol>

<qVol>0</qVol>

<nVol>0</nVol>

<pesoL>0.000</pesoL>

<pesoB>0.000</pesoB>

</vol>

</transp>

Dados de Transportador

Caso a mercadoria tenha que ser transportada, os dados da empresa de transporte vem aqui além de demais informações relacionadas.
     <pag>       <detPag>

<tPag>14</tPag>

<vPag>33.60</vPag>

</detPag>

<vTroco>0.00</vTroco>

</pag>

Dados de Pagamento

A NFe ainda traz a forma e o meio que a mercadoria foi paga com dados de cartão e informações sobre troco.
     <infAdic>       <infCpl>* ATENCAO: CONFIRA A MERCADORIA NO ATO DA ENTREGA. NAO ACEITAMOS RECLAMACOES POSTERIORES. PRAZO MAXIMO DE 48 HORAS PARA DEVOLUCOES.\n\n0000* DEVOLUCAO PARCIAL MOTIVO FALTA NO ATO DA ENTREGA REF A NF 166\n\nDEVOLUCAO</infCpl>

</infAdic>

</infNFe>

Informações Adicionais

No final da NFe, o Emitente pode ainda preencher algumas informações adicionais que não possuem campos específicos ou relativos ao controle interno da empresa. Este campo é aberto.
   <Signature xmlns=”http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#”>     <SignedInfo>

<CanonicalizationMethod/>

<SignatureMethod/>

<Reference>

<Transforms>

…

</Signature>

</NFe>

Assinatura Digital

Após o final das informações da NFe, o arquivo deve ser preenchido com uma assinatura gerada a partir do Certificado Digital da empresa, assegurando que a NFe é realmente da empresa que a está transmitindo.
 <protNFe versao=”4.00″>   <infProt>

…

<cStat>100</cStat>

<xMotivo>Autorizado o uso da NF-e</xMotivo>

</infProt>

</protNFe>

</nfeProc>

Retorno da Sefaz

Após a NFe ser transmitida e autorizada pela Sefaz, ela ganha um grupo que contém o protocolo de processamento e dados que asseguram que a NFe é válida e possui valor fiscal.

 

Documento Auxiliar da NFe (DANFE), o que é?

O documento auxiliar da Nota Fiscal eletrônica é a representação gráfica da nota, afinal, ela é gerada em formato eletrônico, o XML (conforme visto na Anatomia acima). Logo, o DANFE é o documento que é impresso e acompanha a mercadoria em operações de transporte.

Enfim, o DANFE não é a mesma coisa que a Nota Fiscal eletrônica. Ele é um complemento da nota que facilita o acesso aos seus dados, porém, suas finalidades são diferentes. O DANFE é um layout com as informações da nota fiscal e o XML é o arquivo digital com validade jurídica.

 

 

Como gerar o DANFE?

Soluções especializadas geram o DANFE e já realizam a impressão do documento de forma automática. Mas caso seu emissor não tenha esse serviço, existem outras maneiras de gerar e imprimir o DANFE.

O WebDANFE, por exemplo, é um site com um serviço gratuito que permite a visualização do XML em forma de DANFE. Você precisará apenas exportar o XML para o site ou ter a ou a chave de acesso. A partir disso o site gera o DANFE e você pode salvar o documento em formato PDF para a impressão.

Tipo de Ambiente de emissão: Homologação e produção

Homologação e produção são ambientes virtuais criados para que as empresas possam emitir a Nota Fiscal eletrônica.

O ambiente de homologação serve para que as empresas testem a emissão dos documentos, ou seja: notas emitidas em ambiente de homologação não têm validade jurídica.

Já o ambiente de produção serve para emitir a NFe com validade jurídica e fiscal.

 

Qual a diferença entre Nota Fiscal de entrada e de saída?

A duas notas têm processos de emissão parecidos mas uma é emitida pelo cliente e a outra pelo vendedor. Entenda os casos em que cada uma é utilizada:

  • Nota Fiscal de Entrada: Existem situações onde o vendedor de um produto não é obrigado a emitir a NFe mas a empresa cliente precisa registrar aquela mercadoria. Nesse caso, a Nota Fiscal de entrada é emitida pelo contribuinte que comprou a mercadoria para registrar a entrada do produto em estoque e também para legalizar a operação de transporte.

Dessa forma, a NFe de entrada também é emitida quando um consumidor devolve uma mercadoria ou quem casos de importações.

  • Nota Fiscal de Saída: A  nota fiscal de saída é aquele mais conhecida por nós. Este documento é emitido pelo vendedor do produto/serviço quando a venda para o consumidor final. Neste caso, a nota precisa ser autorizada antes que a operação de transporte da mercadoria inicie.

O que é uma nota fiscal complementar?

A nota complementar é um documento emitido quando há necessidade de ajustar o imposto, valor ou quantidade de produtos declarados na nota original. Essa nota deve ser usada  em casos específicos, como:

  • Reajuste do valor do dólar em caso de exportação: quando o valor do dólar muda entre a data de emissão e entrega da mercadoria;
  • Divergência no preço ou quantidade do produto;
  • Correção do valor do imposto em caso de erro de cálculo ou classificação fiscal;
  • Reajuste de preço motivado por contrato ou circunstâncias que aumentem o valor da operação.

No processo de emissão da NFe é preciso destacar a qual nota este novo documento se refere, além disso, os dados do emissor e do destinatário devem permanecer inalterados.

Por outro lado é importante não confundir a nota complementar com a nota de ajuste, que não se refere a operações com mercadorias e são emitidas apenas para fins escriturais.

Atenção: em casos que haja algum produto que não esteja declarado na nota original, deve ser emitido um novo documento.

É preciso ter internet para emitir a NFe?

Para autorizar a Nota Fiscal é necessário que o software que você utiliza tenha acesso à internet. Mas sabemos que imprevistos podem acontecer e empresas podem ficar sem conexão, assim como o sistema receptor da Sefaz também pode ficar fora do ar.

Por esse motivo, existem alguns mecanismos de contingência que permitem que você emita a nota fiscal eletrônica mesmo sem internet. Saiba quais são:

 

Contingência da NFe

A contingência é usada quando o contribuinte não consegue comunicar-se com a SEFAZ Autorizadora do seu estado. Nesse caso, ele pode escolher uma das modalidades a seguir para a emissão:

Formulário de Segurança (FS-DA)

Essa é a única maneira que a NFe pode ser emitida sem conexão nenhuma com a internet. Porém é necessário emitir o documentos em duas vias de papel-moeda, relatar uma ocorrência em um livro feito para isso e, quando o problema for resolvido, é necessário transmitir a nota.

Contingência EPEC

A Contingência EPEC (Evento Prévio de Emissão em Contingência) serve para que o contribuinte solicite o registro da nota antes da emissão do documento. Assim, é necessário enviar para o Ambiente Nacional, através de um Web Service, um evento com as informações básicas da venda.

Este modo de emissão permite que o DANFE seja impresso em papel comum, mas atenção: assim que a conexão com a SEFAZ estadual retornar, é necessário enviar a NFe para o ambiente da SEFAZ estadual dentro do prazo previsto pela legislação. Por isso é importante que você tenha um serviço que faça isso para você de forma automatizada.

 

Contingência SVC

Este módulo é semelhante a Contingência EPEC e o DANFE também pode ser impresso em papel comum. A diferença é que a NFe é enviada para uma SEFAZ Virtual de Contingência e não precisa ser transmitida para a estadual após a autorização.

Para usar a SVC, SEFAZ Virtual de Contingência, é necessário que a SEFAZ de origem tenha ativado este módulo. Ou seja: ele só pode ser usado quando há problemas técnicos na SEFAZ do estado do contribuinte.

Qual é o ciclo de vida da NFe?

Após a autorização da Nota Fiscal uma série de eventos podem acontecer com ela. Os eventos são documentos que podem ser agregados à nota pelo Emitente, o Destinatário ou pela própria Sefaz.

Para o  emitente estão reservados a maioria dos eventos, sendo eles:

  • Cancelamento;
  • Carta de Correção Eletrônica;

Já o destinatário da NFe, pode realizar os seguintes eventos:

  • Manifestação do destinatário;

A SEFAZ por vincular os seguintes eventos a nota:

  • Registro de Passagem;
  • Conhecimento de Transporte Vinculado;
  • Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais vinculado.

 

Qual é o prazo para Cancelar uma NFe?

O prazo máximo para o cancelamento de uma Nota Fiscal eletrônica é de 24 horas após a autorização do documento.

Para cancelar a nota é necessário que o contribuinte gere o evento com o protocolo de autorização do fisco vinculado à nota que se quer cancelar. É importante ressaltar que a mercadoria não pode ter saído do estabelecimento e o destinatário da nota não poder ter feito a ciência da emissão ou outra manifestação do destinatário.

 

É possível cancelar uma NFe fora do prazo?

Após as 24 horas da emissão terem passado ainda é possível cancelar o documento, mas a SEFAZ poderá exigir um procedimento interno ou até aplicar multas, dependendo do caso.

Detalhe: Alguns estados, como o Rio Grande do Sul e São Paulo, permitem o cancelamento extemporâneo da NFe, que é o cancelamento fora do prazo.

 

E quando a minha nota é rejeitada? O que fazer?

Uma nota fiscal é rejeitada quando existem dados incorretos e a Sefaz impede que a operação de venda se concretize, portanto, esses erros devem ser corrigidos e a nota enviada à SEFAZ novamente.

Logo a SEFAZ retorna para o contribuinte um código que descreve o motivo da rejeição.

Na Base de Conhecimento da Oobj você encontrará uma série de artigos com os com a solução para as rejeições da SEFAZ, você também pode buscar conteúdo através de categorias específicas.

 

Inutilização – O que é e quando fazer?

A inutilização da NFe serve para comunicar à SEFAZ que determinados números de notas não serão utilizados devido a quebra da sequência numérica. Além disso, a inutilização deve ser feita até décimo dia do mês subsequente a emissão da nota que “quebrou” a sequência.

Atenção: Caso o número da nota tenha sido usado não é possível inutilizar a nota.

 

Nota Fiscal Denegada – O que é e o que fazer?

Primeiramente, saiba que uma NFe denegada é diferente de um documento rejeitado.

No primeiro caso, o emissor ou destinatário da nota apresentam irregularidades com a SEFAZ e não há possibilidade de realizar qualquer operação de venda entre essas duas empresas e nem de reutilização do número da nota. Contudo no segundo caso, NFe rejeitada, o documento apresenta erros que podem ser corrigidos e, após a correção, a nota poderá ser enviada novamente.

Lembre-se de armazenar o XML do documento denegado durante todo o prazo exigido pela legislação, mesmo que ele não tenha valor fiscal.

 

Manifestação do Destinatário – O que é?

A Manifestação do Destinatário é o evento que autentica, através do Destinatário da nota, o andamento da operação de venda.

Ao realizar a Manifestação o destinatário está informando para a SEFAZ se ele conhece aquela nota ou não e se a operação foi realizada. Essa operação também é uma forma de defesa para o contribuinte, afinal, após ele confirmar a operação o emitente não poderá mais cancelar a NFe.

Veja quais são os eventos da Manifestação:

  • Ciência da operação;
  • Confirmação da operação;
  • Operação não realizada;
  • Desconhecimento da Operação.

 

NFe X NFSe x NFCe: entenda a diferença entre esses documentos

 

Neste post você já viu o que é a Nota Fiscal eletrônica, mas, qual a diferença entre ela e os outros documentos? Veja o no quadro comparativo a seguir:

NFe NFSe NFCe
Registra venda de produtos Registra a prestação de Serviços Registra venda de produtos para o consumidor final
DANFE NFe DANFSe DANFE NFCe
Substitui nota fiscal em papel Substitui declaração de serviço Substitui o cupom fiscal ECF
Transmitida para a SEFAZ Transmitida para a prefeitura Transmitida para a SEFAZ

 

Quem deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?

Toda vez que uma empresa presta um serviço ou vende um produto, uma Nota Fiscal precisa ser emitida. Empresas de todos os portes devem emitir o documento, exceto aquelas que tenham isenção por lei.

Mas enfim, como saber se sou obrigado a emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Caso você tenha dúvidas se a sua empresa precisa ou não emitir o documento, confira o Protocolo ICMS 10/2007 que contém lista de todos os contribuintes obrigados a emitir a NFe.

 

O que acontece se eu não emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Toda venda deve ser documentada através da nota fiscal pois este é o documento que recolhe os devidos impostos. Logo, não emitir a nota fiscal significa sonegação e cuidado: sonegar imposto é crime!

Sem a NFe sua empresa fica vulnerável a multas e outras penalizações por parte do Fisco, o que pode acabar acarretando no fechamento da empresa, afinal, nem todos os empresários possuem verba o suficiente para lidar com os processos e multas.

Além disso, é possível que você perca negócios pois a maioria das organizações não compra produtos sem nota fiscal.

Ou seja, não emitir a nota fiscal pode:

  • Fazer com que você receba multas;
  • Te levar a encarar processos;
  • Fazer com que você perca vendas; e
  • Levar ao fechamento da empresa.

Então, não se esqueça: para evitar dores de cabeça desnecessárias sempre emita a nota fiscal!

 

Como consultar uma NFe na Sefaz?

Além de saber quais notas foram emitidas para o seu CNPJ, é importante saber quais delas possuem validade fiscal. Afinal, você não quer escriturar uma nota sem validade e ter problemas com o fisco, não é mesmo?

A consulta pode ser feita de forma manual ou automática, dependendo da sua solução fiscal. Para a primeira opção, forma manual, é necessário acessar o site da Secretaria da Fazenda e ter a chave de acesso da NFe em mãos.

  • Confira o tutorial no post: Como descobrir se meu fornecedor cancelou a nota fiscal?


Mas afinal, o que é preciso para emitir a nota?

Veja o que você precisa ter para começar a emitir a Nota Fiscal Eletrônica:

  1. Adquira um certificado digital: o certificado digital serve para assinar o documento. Ele é que vai garantir a validade jurídica da NFe;
  2. Realize o Cadastro na SEFAZ Estadual e verifique se você está habilitado para emissão;
  3. Cadastre todos os produtos e impostos no seu Sistema de Faturamento (ERP), e
  4. Emissor de NFe: o programa emissor é o sistema que irá enviar as notas para SEFAZ.

Existe um programa gratuito para emitir a Nota Fiscal eletrônica?

Sim, existe um emissor gratuito de NFe! Até 2017 a SEFAZ oferecia um emissor gratuito de Nota Fiscal eletrônica. Agora, esse mesmo emissor é disponibilizado e atualizado pelo SEBRAE SP.

Porém, muitas empresas acabam perdendo tempo pois todo o preenchimento da nota é manual nessas ferramentas. Além disso, as empresas acabam pagando mais pelo processo e serviços extra quando optam por um emissor gratuito, afinal, quanto mais alto volume de notas mais tempo e pessoas são necessárias para o preenchimento dos dados no emissor gratuito.

Dica: Avalie bem qual realmente será a sua economia ao optar por um emissor gratuito.

Uma  solução especializada, além de ser mais completa, dispensa o preenchimento da nota de forma manual e permite que diversos outros processos sejam automatizados, como o envio das notas por email, por exemplo.

 

Emitir a Nota Fiscal eletrônica é mais fácil quando sua solução atende todas às suas necessidades

Uma solução especializada na emissão de notas fiscais permite a gestão fiscal completa dos seus documentos e que você acompanhe o ciclo de vida sua nota. Além disso, o ideal é que o software envie as notas por email automaticamente e gere diversos relatórios de acordo com suas necessidades.