Quer seja uma demanda interna ou mesmo uma necessidade legal, os trabalhos na qualidade devem sempre ser encarados como oportunidades para a empresa se tornar um lugar melhor. E vale ressaltar que por lugar melhor não queremos dizer só mais produtivo e eficiente, mas também mais agradável ao capital humano. E esse conceito não só pode como deve estar presente tanto na fase de implementação como quando a gestão da qualidade já estiver em vigor.

Lembrando que o objetivo da gestão da qualidade é otimizar os processos e promover a melhoria contínua da organização, o que definitivamente não deve ser uma tarefa árdua e cheia de burocracias desnecessárias. Muito pelo contrário, quando os passos certos são seguidos, a implementação e a devida manutenção acontecem de maneira natural, praticamente de forma intuitiva. Quer saber mais? Então confira abaixo como tornar a gestão da qualidade em sua empresa muito mais simples:

Treinamentos

A noção de que os colaboradores constituem o maior capital de qualquer empresa é cada vez mais latente no mercado hoje em dia. Isso porque investir no aprendizado da força de trabalho significa minimizar as ações de retrabalho e se antecipar a falhas. E é aí que entram os treinamentos! Acredite: uma equipe bem capacitada se torna mais produtiva, reduz desperdícios e pode promover a inovação nos processos de trabalho. E o próprio ambiente da empresa é uma ótima opção para a aplicação de treinamentos, uma vez que permite o aprendizado na sua melhor modalidade, ou seja, de maneira prática.

Documentos

A lógica é simples: quanto maior é a empresa, mais documentos, registros, procedimentos, formulários e relatórios em geral estão envolvidos. Entretanto, independentemente da dimensão desse volume, se não houver organização, qualquer atividade pode acabar ficando comprometida. A dificuldade em se localizar um procedimento, por exemplo, pode frustrar a realização de uma atividade. Da mesma forma, a falta de um formulário em tempo hábil pode omitir uma informação fundamental para o processo seguinte. Por essas e outras é que o controle de documentos se torna essencial não só para o cliente, mas para o benefício da própria empresa. Assim, quanto maior for a organização nesse sentido, mais eficiente se torna o negócio.

Auditorias

Mais do que realizar as auditorias de qualidade, é importante planejá-las. E esse processo requer foco total para avaliar os documentos existentes, mas não significa simplesmente a aplicação de uma checklist, ok? O intuito não é só atestar que um processo está sendo seguido ou que um documento vem sendo devidamente preenchido, mas, sobretudo, verificar a eficiência do todo. Um bom auditor tem como objetivo compreender bem os processos e todas as suas interações, o que só é possível quando um bom planejamento da auditoria é realizado.

Revisões

É comum que um procedimento seja elaborado e, mais tarde, guardado na gaveta. Fato é que, pelo menos no começo, todos conhecem direitinho as etapas. Mas com o passar do tempo, detalhes importantes acabam sendo ignorados — muitas vezes, claro, sem a intenção —, causando prejuízos em relação à padronização dos produtos ou serviços. Isso sem contar que quando procedimentos são alterados sem qualquer registro formal há outro problema: resulta em confusão quanto ao que é vigente e ao que está ultrapassado. Esse cenário nada ideal deixa os novos colaboradores completamente perdidos! Por isso, tão importante quanto redigir procedimentos de trabalho é mantê-los atualizados.

Pesquisas

Externas

A empresa deve manter canais abertos de comunicação com o cliente, a fim de avaliar sua satisfação a respeito dos produtos ou serviços comercializados. Nesse caso, um simples formulário pode ser submetido aos clientes para que façam suas ponderações. Conhecer a opinião de quem compra da empresa é fundamental para manter — ou não — a estratégia vigente.

Internas

Mas atenção: fazer um bom trabalho perante o cliente não deve ser o único foco do negócio, afinal, nada é possível sem o apoio da equipe! Isso significa que a empresa deve estabelecer meios de manter a equipe motivada, uma vez que o time é determinante para a qualidade dos trabalhos. Uma das maneiras de obter esse indicador é realizar uma pesquisa interna para avaliar o nível de satisfação dos próprios colaboradores.

Softwares

Para algumas empresas, usar um software para a gestão da qualidade é considerado um luxo em vez de uma necessidade. Entretanto, as soluções tecnológicas servem justamente para isso: para servirem como aliadas. Contar com um programa facilita a gestão da qualidade, pois promove a organização sistemática, mais estruturada e consistente. Quando a empresa conta com um recurso assim, gerenciar a qualidade se torna bem mais simples, na medida em que todas as etapas, os processos e os documentos passam a ficar centralizados. Guarde o seguinte: usar uma ferramenta com esses poderes é um dos maiores investimentos que a empresa pode fazer em relação à gestão da qualidade.

Essas são algumas das alternativas mais eficientes para facilitar a gestão da qualidade, mas é claro que tudo só é possível quando há engajamento de todos os envolvidos. Assim, tanto a direção deve manifestar o apoio como os colaboradores devem estar comprometidos com os resultados da empresa.

Percebe como é possível promover a gestão da qualidade com iniciativas bem simples? Já conta com um software de gestão da qualidade realmente eficiente em sua empresa? Comente aqui e divida suas experiências!