Mudar faz parte da natureza de qualquer organismo, assim como das organizações. Se neste exato momento, você supõe que não esteja passando por algum tipo de transformação, tenha certeza de que o ambiente à sua volta está — e isso ocorre o tempo todo.

Podem ser alterações políticas e sociais, na conjuntura econômica, nos costumes e práticas culturais ou nos ciclos da tecnologia, e é por isso que é possível afirmar categoricamente: empresas que não mudam, morrem — amanhã, daqui dois anos ou dentro de uma década. A gestão da mudança, então, diz respeito a tomar consciência, controlar e extrair o melhor das pessoas em relação a eventos que ocorrerão inevitavelmente.

Dependendo do contexto externo e da fase que a organização esteja vivendo, podem ser necessárias várias mudanças: estruturais, que costumam afetar a hierarquia da empresa de cima a baixo; estratégicas, que dizem respeito à busca de melhores resultados por meios diferentes; operacionais, que servem para aprimorar ou substituir processos; ou táticas, que podem contribuir para que diversas ações sejam aplicadas de maneira mais eficiente.

Como exemplos práticos, podemos mencionar a criação de uma nova área e a supressão de outras, a implantação de um novo sistema, a inclusão de novos hábitos na rotina de trabalho, e a inovação de processos que afetem setores específicos ou mesmo toda a organização.

Sejam quais forem as mudanças que planeja-se implementar, o propósito é um só: tornar a organização mais competitiva, em sintonia com o espaço e a realidade que a cercam, de modo que ela responda melhor aos desafios de sua época e possa crescer de maneira sólida, sustentável e contínua, atendendo às aspirações de seus gestores, clientes, funcionários, colaboradores e demais públicos.

As etapas da mudança e seus desafios

A primeira etapa na concepção de um projeto de gestão de mudança — e uma das mais importantes — corresponde ao reconhecimento dos valores e da cultura organizacional. É preciso que os responsáveis (sejam eles consultores contratados ou profissionais designados pela própria empresa) estejam verdadeiramente familiarizados com o ambiente em que vão trabalhar, de forma que aprendam como pensam e agem os principais tomadores de decisão.

Em seguida, é preciso estabelecer e tornar compreensíveis os objetivos a serem alcançados. Por que — e para que — é preciso mudar? Onde se quer chegar? De quais processos será preciso abrir mão e quais são as medidas necessárias para substituí-los? Nessa hora, é comum que setores menos afeitos à inovação questionem fortemente aqueles que desejam trazer mudanças, o que conduz à outra etapa da concepção do projeto: o convencimento.

É fundamental que todos na empresa “comprem” a ideia da mudança. Se os funcionários, gerentes e líderes não forem capazes de compreender os benefícios que eventuais rupturas poderão gerar no médio e no longo prazo, apesar do desconforto inicial, então, toda a realização pode ser comprometida.

Cabe aos consultores e aos gestores da mudança, portanto, a missão de trazer todos a bordo, deixando claro que a recompensa certamente estará mais adiante: novos conhecimentos, novas oportunidades de crescimento pessoal e novos rumos para a carreira, dentre muitas outras vantagens.

A gestão da mudança na prática

Comunicação

Os objetivos são claros o bastante? Todos entendem que a mudança é inevitável? A participação e o engajamento estão garantidos? Ótimo! Então, é hora de pôr o plano em movimento. E, para isso, a comunicação precisa ser a mais eficiente possível. É muito importante dar plena visibilidade ao processo, de modo que as diferentes áreas da empresa estejam a par das metas traçadas para cada fase e, principalmente, do papel que deverão desempenhar.

Comunicar também envolve fornecer exemplos de fácil assimilação, para que os funcionários possam realmente prever os benefícios que os esperam do outro lado. Quem acha que mudar é ruim não consegue manter o foco, pois sente-se ameaçado, e pode acabar sabotando o projeto, inconscientemente — ou mesmo de propósito. Por outro lado, quando a pessoa consegue visualizar ganhos potenciais, ela mesma passa a ser um dos motores da mudança, levando outros consigo.

Alinhamento

Mesmo as melhores práticas e ferramentas de comunicação, não poderão impedir que o projeto venha a fracassar. É necessário acompanhar de perto cada fase, a fim de corrigir rumos, fazer alterações e redefinir metas, sempre que for preciso.

Nesse sentido, o monitoramento constante do processo de mudança é a única maneira de evitar tropeços e lidar com os obstáculos que surgirão naturalmente. Reuniões de alinhamento, fóruns de discussão e workshops são algumas das opções para garantir que gestores e funcionários não acabem perdidos em meio à mudança.

Capacitação

Além de saber o que fazer, é imprescindível que cada um saiba como fazer, pois funcionários despreparados só podem produzir resultados insuficientes ou medíocres, não há meio termo.

Assim, os responsáveis pela gestão da mudança devem determinar quem passará por processos de treinamento, quais habilidades e conhecimentos serão transmitidos e quem fará a capacitação. Novamente, é necessário acompanhar e avaliar os resultados, de forma ininterrupta.

Evolução e revolução

Mudanças, acima de tudo, devem ser encaradas como algo necessário e natural. Como dito no início do artigo, elas costumam ocorrer quer as organizações queiram, quer não. A diferença é a postura de cada um frente ao processo, ou seja, é possível ser espectador e apenas observar tudo à nossa volta, mudar (às vezes, com consequências desastrosas) ou atuar como protagonistas, decidindo como, quando e onde se quer chegar.

Isso não significa que é preciso mudar constantemente, o que seria destrutivo para qualquer empresa. Cada tipo de negócio apresenta ciclos com características próprias e durações variáveis, e os períodos de evolução e de maturação precisam ser respeitados.

Por outro lado, há momentos em que se fazem necessárias revoluções — verdadeiras transformações, as únicas capazes de inserir a organização em um novo período de crescimento e de realizações. A gestão da mudança é trabalhosa, sem dúvida. Mas ainda mais dispendioso, é postergar e esperar que os problemas da organização resolvam-se sozinhos.