A burocracia normalmente nasce quando o número de processos da empresa começa a crescer, certo? Nesse contexto, a ideia é criar regras e procedimentos que tornem a gestão mais eficiente e segura. Parece ótimo, não concorda? O problema é que, quando a gestão vai ficando burocrática demais, em vez de tornar a empresa mais eficaz, ela acaba inevitavelmente tornando a dinâmica mais engessada e lenta, diminuindo a motivação dos funcionários e a competitividade perante o mercado.
O melhor então é entender, de uma vez por todas, quais são os principais impactos e as perdas mais significativas geradas por uma gestão burocrática nas empresas. Confira:
O boicote à iniciativa e à criatividade
Talvez a questão mais importante sobre os efeitos negativos da burocracia seja o fato de ela poder afetar diretamente a inovação, afinal de contas, processos inovadores geralmente surgem em um ambiente de maior liberdade, onde há a possibilidade de testar novas formas de trabalhar. E é no meio desse caminho pra lá de tortuoso que o engessamento dos processos pode boicotar a semente de uma ideia inovadora antes mesmo de ela conseguir brotar.
Além disso, a gestão burocrática prejudica a iniciativa da equipe, que perde sua motivação natural para tentar coisas novas. Só a ideia de ter que passar por longos e penosos processos quando a intenção é implantar mudanças já faz com que os funcionários se limitem a ficar presos na estrutura engessada construída pelo próprio excesso de organização do negócio. Nada promissor para a evolução participativa da empresa, não é mesmo?
O prejuízo para a agilidade da empresa
Mais do que em qualquer outro período da história, hoje as empresas estão extremamente sensíveis às flutuações do mercado. Por isso, tanto o gestor como os funcionários precisam contar com a liberdade e os recursos para tomar decisões rápidas, que gerem mudanças de rumos, busca de novas oportunidades e minimização de perdas.
Uma empresa engessada, que exija que se passe por um processo muito burocrático em cada uma de suas demandas decisivas, pode perder preciosas oportunidades de negócios e, no fim das contas, ficar atrás da concorrência. Da mesma maneira, em um momento de crise, a velocidade em tomar decisões, cortar custos e buscar novos mercados pode ser fundamental para a sobrevivência do negócio. Uma coisa é certa: a empresa com excesso de burocracia terá dificuldades de competir no mercado.
Os altos custos da burocracia
Outra inquestionável razão para eliminar o excesso de burocracia da sua empresa é muito simples: ela é cara! Já falamos, nos tópicos anteriores, sobre os custos indiretos que essa burocratização além dos limites gera, mas a verdade mais pesada é que a burocracia também provoca custos diretamente nos cofres da empresa.
A burocracia exige que se tenha um grande número de pessoas para fazer os processos funcionarem, já que qualquer projeto precisa passar por diversas fases para ser aprovado. Assim se consome bastante tempo de diversos funcionários, que poderiam muito bem usá-lo para outras atividades bem mais relevantes. A empresa pode, sim, ter menos funcionários para alcançar os mesmos resultados, desde que não tenha processos tão burocráticos.
A relativização da parte negativa
Como vimos, a gestão burocrática realmente traz uma série de perdas, mas será que a rigidez é sempre prejudicial à empresa? Pois não necessariamente! Em alguns aspectos da gestão, a rigidez é necessária e pode até trazer muitos ganhos. Em relação aos valores da companhia, por exemplo, a flexibilidade pode ser extremamente negativa, assim como em relação à ética e à adequação às leis.
O importante é que os gestores saibam distinguir quais são os momentos que realmente exigem maior rigidez e quais são aqueles que precisam de uma certa flexibilidade. Um ótimo exemplo sobre esse dilema, mas nem sempre fácil de resolver, é em relação ao horário dos funcionários. Se, por um lado, um horário mais livre pode levar o trabalhador a se sentir mais motivado, o tiro pode acabar saindo pela culatra se, com essa medida, ele não se sentir tão compromissado.
Assim, o segredo é saber dosar, entendendo o perfil de cada um e não hesitando em mudar de direção quando as coisas não estão funcionando tão bem. Afinal, uma gestão de qualidade é aquela que sabe se adaptar tanto ao mercado, como ao contexto interno e às necessidades do negócio para alcançar os melhores resultados possíveis.
Agora comente aqui e nos conte sobre o nível de burocracia da sua empresa! Já conseguiu perceber, na prática, que a gestão burocrática pode ter um impacto negativo nos resultados de uma empresa? Compartilhe suas impressões e experiências conosco! Participe!