O cadastro de produtos pode ser considerado como a base para uma operação eficiente de qualquer varejista, principalmente o supermercadista, que lida com o grande número de mercadorias e um alto giro. Realizar um controle de estoque eficiente será fundamental para você conseguir o sucesso do seu varejo, afinal o principal objetivo do seu negócio é a venda dos produtos em sua loja.
Manter o cadastro de produtos atualizado e correto é um desafio para todos os varejistas, são vários campos de preenchimento multiplicados por milhares de produtos. No entanto, esse cadastro será a base para análise de vendas, definição de compras da sua empresa, controle de promoções e outros processos diários de seu supermercado.
4 práticas importantes para o cadastro de produtos e controle de estoque
Listamos, a seguir 4 importantes informações que você deve saber para fazer um cadastro de produtos correto e assim manter o seu estoque sempre atualizado.
1 – Fator de conversão
O fator de conversão é, resumidamente, a relação que o varejista precisa fazer entre unidades vs. Fardo vs. Caixa vs. Quaisquer outros tipos de embalagem. Explicando melhor: quando o setor de compras faz uma aquisição de um produto, adquire pela unidade de compra e é colocado na loja pela unidade de venda.
Por exemplo: Ao comprar um fardo de refrigerante, o comerciante dará entrada no estoque não de um fardo de refrigerante, mas de 6 latas daquele refrigerante. Esse fator de conversão 6×1 precisa estar registrado no sistema para que não aconteça problemas futuros.
Fazendo uma aplicação prática, é preciso identificar o código de barra da embalagem e relacionar com o produto, fazendo a conversão pelo fator. Dessa forma ao comprar um fardo de refrigerante, deve-se saber que será dada entrada no estoque de 6 unidades do produto unitário.
Importante: o fator de conversão deve ser implementado na entrada da mercadoria. O complicador é que o XML da nota fiscal não vem com o fator de conversão. Por isso, o varejista deve sempre estar atento ao fator de conversão da embalagem na entrada da mercadoria.
O conhecimento do fator de conversão é extremamente importante para o inventário de estoque. No momento do inventário, deve-se basear pela quantidade unitária do produto, ou seja, a unidade de venda.
2 – Vinculado para baixa
Alguns produtos podem ser vendidos de diversas maneiras e com vários preços diferentes. É preciso que aconteça um controle permanente do estoque para que seja dado baixa em todas as vendas do produto original.
Usando como exemplo, o queijo em barra pode ser vendido fatiado, ralado, em pedaço ou embalado a vácuo. Em todos os casos o produto original é o queijo em barra. Portanto, quando acontecer a venda do produto nos formatos citados, é o queijo em barra que deve sofrer a baixa de estoque.
Outro exemplo de venda em formato diferente, é a venda de frango congelado e frango assado. Nos dois casos a venda é de um frango, porém em cada um deles haverá um preço e peso diferente. Esclarecendo, o frango perderá peso ao ser assado, e além disso, o varejista deve acrescentar o custo do serviço de assar o frango. Portanto, existe uma diferença de peso e de preço da mercadoria.
Nesse ponto a dica é: prestar atenção na particularidade da venda para estabelecer um fator de conversão e cadastrar um novo produto com preço diferente vinculado ao produto original, (frango assado vinculado ao frango congelado, no exemplo), para que não ocorra um problema no estoque e perda de margem.
Naturalmente, nesses casos podem ocorrer perdas, seja pela manipulação ou mesmo imprecisão das medidas. Portanto, será necessário que periodicamente, de preferência semanalmente, ocorra uma pesagem e a diferença seja lançada em uma nota de perda.
3 – Cadastro mercadológico
O cadastro mercadológico é um sistema baseado na separação dos produtos por categorias, por exemplo, classifica todas as bebidas e coloca esses produtos na família bebidas.
Esse processo será importante para ajudar no momento do inventário (parcial ou total). O inventário de estoque é o processo de contagem de produtos, é uma rotina fundamental e básica para o controle bem-sucedido de estoque.
Mas como o cadastro mercadológico ajuda sua empresa a realizar um inventário?
Adotando esse sistema de cadastro mercadológico você conseguirá fazer o inventário rotativo (parcial).
O inventário rotativo é a contagem de uma determinada categoria de produtos. Seus benefícios são a redução de custos em relação ao inventário total, como ter de contratar terceiros ou pagar hora extra para funcionários, e inconvenientes, como parar o funcionamento da sua loja para realizar a contagem.
Muitos varejistas adotam o inventário rotativo como uma rotina da loja. É estabelecido um calendário de categorias de produtos e datas para o inventário. Os produtos são contados pelos próprios funcionários da loja em um determinado período do dia, de preferência nos momentos de menor movimento, antes de abrir ou imediatamente após o fechamento da loja.
4 – Agrupar EAN
Todo produto precisa de um número EAN (Número de Artigo Europeu), esse código de barras será o identificador desse produto.
Hoje em dia com as constantes mudanças de embalagens, lotes e outras variáveis possíveis, um produto pode apresentar vários EANs.
Se você realizar um novo cadastro toda vez que o produto mudar o código, provavelmente acontecerá algum problema durante uma venda ou durante uma conferência de estoque.
É preciso então que você faça um agrupamento de EAN, colocando no mesmo cadastro de produto todos os códigos relacionados ao mesmo item.
Atenção! Não tenha mais de um cadastro do mesmo produto. Esse é um ponto básico e crítico para a operação da loja. Realizar mais de um cadastro de produto, além de tornar o processo demorado, deixará as análises de compras e vendas totalmente distorcidas.
Importância do sistema de gestão
Se você já possui um software de gestão (ERP) interligado em todos os processos da sua empresa, é fundamental que ele já ofereça a opção de fazer esse agrupamento no próprio sistema, agilizando assim o processo.
Falamos sobre o cadastro de produtos no controle de estoque. Destacando que o cadastro de produtos, conforme falamos é a base da operação do varejista, principalmente em supermercados, pois ele afeta toda a operação de loja.
Colocando em prática as informações que passamos aqui, você aumentará a produtividade de sua loja diminuindo os problemas de estoque e no cadastro de produtos.