O gerenciamento de tempo é a reunião de um conjunto de técnicas e boas práticas que favorecem a máxima utilização do tempo e a diminuição de qualquer sabotagem ou auto limitação que fazem com que os cronogramas do projeto não sejam cumpridos conforme o planejado.
Um dos pilares do sucesso nos negócios é o bom gerenciamento do tempo em projetos. E isso vale tanto para o próprio gestor quanto para a equipe! Os melhores gerentes de projetos garantem que as pessoas sejam produtivas durante a maior parte do seu tempo e evitem gastar esforços com atividades que não tragam resultado.
No post de hoje, apresentamos algumas dicas de gerenciamento de tempo que farão toda a diferença em projetos. Acompanhe!
Capriche no escopo do projeto
A etapa de planejamento é muito importante, pois é nela que são definidas o processo a serem percorrido para a obtenção dos objetivos do projeto. Com o escopo bem definido e documentado, é possível antever as atividades que devem ser realizadas por cada membro da equipe, determinar prazos e, a partir disso, cobrar que tudo seja rigorosamente cumprido.
É também durante o escopo que são determinados os recursos necessários para as atividades e o cronograma do projeto.
Use ferramentas de gestão de projetos
As boas práticas da gestão de projetos também podem ajudar na boa utilização do tempo. Usar o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), Scrum, por exemplo, pode ser muito útil. Com este guia amplamente testado e utilizado em todo o mundo, é possível seguir uma série de práticas orientadoras que fazem com que as etapas de planejamento, execução e acompanhamento do projeto sejam facilitado. E isso possibilita também que o tempo seja utilizado da maneira mais produtiva possível.
Ferramentas tecnológicas para distribuição e monitoramento das atividades também podem ajudar a guiar a equipe e servir para que o gestor acompanhe tudo de uma forma mais rápida e eficiente.
Tenha um bom plano de comunicação
Um dos grandes vilões que fazem com que os profissionais de um projeto percam tempo é a ineficiência na comunicação empresarial. Sem ter as informações necessárias, sem saber para onde estão caminhando e até sem ter meios de dialogar e compartilhar informações, os profissionais tendem a perder muito tempo.
É importante, portanto, ter canais de comunicação de fácil acesso, reunir os dados importantes e disponibilizar para consulta rápida, fornecer ferramentas e equipamentos para que todos possam intercambiar ideias e informações durante o decorrer do projeto.
Descentralize a gestão
Muitos gestores perdem muito tempo, pois são centralizadores. Eles também tendem a prejudicar o gerenciamento do tempo de seus subordinados que perdem muito tempo aguardando respostas.
É muito importante dar autonomia às pessoas, distribuir tarefas e confiar alguns controles a facilitadores. Quanto mais descentralizada é a gestão do projeto, melhor é utilizado o tempo e mais engajados se tornam os profissionais envolvidos.
Faça avaliações rotineiras
Também é importante fazer avaliações periódicas do andamento do projeto. Assim, antes de chegar ao final é possível perceber falhas e fazer correções que podem acarretar em perda de tempo na reta final.
Ter um bom gerenciamento de tempo pode trazer inúmeros benefícios, como maior produtividade e eficiência; menos desgaste pessoal e com a equipe; cumprimento do escopo e dos prazos de entrega; melhoria no relacionamento com equipe e clientes; além de estabelecer uma boa reputação do gerente e da equipe do projeto.
Gerir bem o tempo é evitar interrupções, procrastinação e outros tipos de interferências que podem fazer com que o foco se perca e o projeto seja atrasado ou sofra perda de produtividade e qualidade.
E na sua empresa, como está o gerenciamento do tempo em seus projetos? Deixe um comentário e compartilhe conosco!